Le syndic, seul juge de l’opportunité d’une telle décision et n’étant pas obligé d’y associer les copropriétaires, peut  choisir le moyen qui permettra la participation à distance à la réunion, en visioconférence ou audioconférence. Le syndic doit le préciser dans la convocation à l’Assemblée Générale.

Le syndic est autorisé, de façon dérogatoire, à prévoir que les copropriétaires ne participent pas « physiquement » à l’Assemblée Générale, si celui-ci considère que le recours à la voie électronique n’est pas possible ou même souhaitable, il peut imposer le vote par correspondance à tous.

Le formulaire de vote par correspondance dont le contenu est défini par l’arrêté du 2 juillet 2020, est annexé à la convocation à l’Assemblée Générale. Il est rempli après avoir pris connaissance de l’Ordre du Jour.

Les Coordonnées du votant et sa signature doivent figurer sur le bulletin de vote ainsi qu’un paraphe sur chaque page. La délégation de vote est possible sous conditions à un mandataire, l’occupant doit alors donner un mandat à l’occupant, un acquéreur, un vendeur si l’Assemblée Générale a lieu entre la promesse et l’acte de vente.

Le vote est exprimé pour chaque résolution, en cochant la case « pour » ou « contre » ou bien « abstention ». Les commentaires ou l’omission du choix d’une résolution peuvent compromettre le vote.

Les formulaires de vote seront pris en compte par le syndic 3 jours francs, au plus tard, avant l’Assemblée Générale.

La tenue d’une réunion à distance, en visioconférence ou en audioconférence est facturable, le montant global ne doit pas dépasser les 100 à 200 €, majorés de quelques euros par participants.

Selon un sondage IFOP, seulement  20% des copropriétaires début décembre se sont vus proposer de participer à une Assemblée Générale en visioconférence. Les moyens techniques actuellement à disposition ne permettent  pas un décompte fiable des présents/absents en temps réel au moment des résolutions.